Der Datenschutzbeauftragte auf einen Blick
Was sind die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten?
Viele Unternehmen greifen auf die externe Datenschutzberatung zurück.
- keine kosten- und zeitintensive Einarbeitung und Weiterbildung des eigenen Personals
- stets aktuelles Expertenwissen durch kontinuierliche Weiterbildungen – auch zu Spezialthemen, wie beispielsweise der EU Datenschutz-Grundverordnung
- Einsatz ist durch ein definiertes Zeitbudget klar zu kalkulieren
- Höhere Akzeptanz für evtl. nötige Anpassungen bei Mitarbeitern, wenn die Vorschläge von einem externen Berater kommen
- Schnelle Umsetzung mit geringerem Aufwand für erforderliche Maßnahmen – durch Praxiserfahrung und Expertenwissen des externen Datenschutzbeauftragten
Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftagten?
Die Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten in einem Betrieb sind im BDSG klar definiert. Er sorgt für die Einhaltung der Vorschriften, im Umgang mit personenbezogenen Daten im Betrieb.
- Prozesse der Datenverarbeitung transparent gestalten
- Analyse von Arbeitsabläufen und technischen Geräten
- Hinwirken auf und Prüfen der Einhaltung von Richtlinien, inkl. Dokumentation des Zustandes
- Durchführung von Vorabkontrollen bei neu geplanten Arbeitsabläufen
- Organisation von Schulungen, um Mitarbeiter mit den Vorschriften des BDSG und anderen Vorschriften des Datenschutzes vertraut zu machen
- Prüfen der Verpflichtung des Datengeheimnisses von Mitarbeitern, die personenbezogene Daten verarbeiten
- Arbeit nach dem Prinzip der Datenvermeidung und Datensparsamkeit
- Repräsentieren des Unternehmen in Fragen zum Datenschutz
Wann braucht man einen Datenschutzbeauftragten?
Gemäß § 38 BDSG muss Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn Sie personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten.
Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter muss schriftlich bestellt werden, wenn Sie mehr als neun Personen im Betrieb ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 4f BDSG) beschäftigen oder personenbezogene Daten auf andere Weise erheben, verarbeiten oder nutzen. Zur Anzahl der Personen zählen auch Mitarbeiter in der IT, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leihpersonal sowie Geschäftsführer.
Unabhängig von der Anzahl der Personen müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn Sie automatisierte Verarbeitungen vornehmen, die besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen.
Das gilt vor allem dann, wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig – zum Zweck der Übermittlung (auch anonymisiert) oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung – automatisiert verarbeiten oder nutzen.
Können Sie auf einen Datenschutzbeauftragten verzichten?
Wenn Ihr Unternehmen die genannten Kriterien erfüllt, Sie die Bestellung innerhalb der Monatsfrist aber versäumen, kann dies mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € geahndet werden.
Doch ein Versäumnis oder Ignorieren in der Angelegenheit Datenschutz hat nicht nur finanzielle Folgen für Sie. Heutzutage kann dies – vor allem durch blitzschnelle Verbreitung von Meldungen – noch weitaus größere Kreise ziehen:
- Sie erhalten negative Berichterstattung und verlieren Kundenvertrauen
- Sie müssen sich mit der Aufsichtsbehörde auseinandersetzen
- Sie werden zur Zahlung von Bußgeldern – gegen Geschäftsleitung und Unternehmen – aufgefordert